E-Mail-Abläufe
Eingehende E-Mails werden erkannt, Anhänge oder Informationen abgelegt und intern an die zuständige Stelle weitergeleitet – statt Postfächer von Hand zu sortieren.
Unabhängig von Websites
Prozessautomatisierung für Unternehmen
Wenn Ihr Team Informationen regelmäßig kopiert, weiterleitet, prüft oder zwischen Systemen überträgt, lässt sich ein Teil dieser Arbeit automatisieren. Wir analysieren den Ablauf und entwickeln eine nachvollziehbare Automatisierung, die mit Ihren vorhandenen Systemen arbeitet – auch ganz ohne neue Website.
ab 1.500 € nettoje nach Umfang in drei Preisstufen
Auf einen Blick
- Geeignet für
- Wiederkehrende Abläufe zwischen mehreren Systemen
- Werkzeuge
- n8n, Microsoft 365, APIs und individuelle Logik
- Voraussetzung
- Keine neue Website nötig
- Ansprechpartner
- Operon Systems, Iserlohn
Anwendungsfälle
Abläufe, die sich typischerweise automatisieren lassen
Im Vordergrund steht der konkrete Geschäftsprozess, nicht das Werkzeug. Diese Abläufe sind häufige Ausgangspunkte:
Lead-Verarbeitung
Neue Anfragen werden erfasst, die zuständige Person wird informiert und Follow-ups werden ausgelöst, ohne dass jemand daran denken muss.
Dokumentenprozesse
Daten werden übernommen, PDFs und Dokumente erzeugt, Freigaben angestoßen und Ergebnisse archiviert.
Microsoft 365
Outlook, Teams, SharePoint, Excel und Forms werden in Workflows verbunden – etwa wenn ein Formulareintrag eine Teams-Nachricht und einen Eintrag in einer SharePoint-Liste auslösen soll.
CRM- und API-Anbindungen
Systeme werden verbunden, zwischen denen keine fertige Schnittstelle existiert – zum Beispiel Ihr CRM, eine Datenbank oder ein externer Dienst mit API.
Benachrichtigungen
Wichtige Ereignisse lösen automatisch eine Nachricht aus, zum Beispiel per E-Mail, in Outlook oder in Microsoft Teams – damit die zuständige Person rechtzeitig Bescheid weiß.
Mitarbeiter-Onboarding
Aufgaben, Dokumente, Benachrichtigungen und Checklisten für neue Kolleginnen und Kollegen werden automatisch angelegt und verteilt.
Reporting
Daten aus mehreren Quellen werden zusammengeführt und regelmäßig als Bericht versendet, statt sie jedes Mal von Hand zusammenzusuchen.
Vorgehen
Vom manuellen Handgriff zum nachvollziehbaren Workflow
Eine gute Automatisierung beginnt nicht mit dem Werkzeug, sondern mit dem Verständnis Ihres Ablaufs.
Ablauf verstehen, bevor automatisiert wird
Wir schauen uns an, wer welche Informationen wann braucht, woher die Daten kommen und wo heute Rückfragen oder doppelte Arbeit entstehen. Erst dann wird entschieden, was automatisiert wird – und was bewusst manuell bleibt.
Werkzeuge passend zum Prozess
Für die Umsetzung nutzen wir n8n, Microsoft 365, Schnittstellen und, wo nötig, individuelle Logik. Ihre vorhandenen Systeme bleiben in der Regel bestehen – die Automatisierung verbindet sie.
Fehlerlogik und Benachrichtigungen
Ein Workflow muss auch sauber reagieren, wenn eine Schnittstelle nicht antwortet oder Daten fehlen. Mehrstufige Prozesse erhalten deshalb eine Fehlerlogik, und wichtige Ereignisse lösen eine Benachrichtigung aus.
Saubere interne Datenflüsse
Statt Daten mehrfach zu pflegen, fließen sie einmal von der Quelle zum Ziel – vom Formular in die Tabelle, vom Postfach in die Ablage, von der Anfrage ins CRM.
Beispielhafter Ablauf
- 01E-Mail mit Anhang geht ein
- 02Anhang wird erkannt
- 03Ablage in SharePoint
- 04Info an das Team in Teams
- 05Eintrag in einer Excel-Liste
Vereinfachtes Beispiel zur Veranschaulichung – der tatsächliche Ablauf richtet sich nach Ihrem Prozess.
Prozessautomatisierung ist eine eigenständige Leistung: Wiederkehrende Abläufe lassen sich unabhängig von Ihrem Webauftritt automatisieren. Sollen zusätzlich Anfragen von Ihrer Website automatisch weiterverarbeitet werden, ist ein Produktkonfigurator mit Vertriebsautomatisierung die passende Kombination. Mehr zu Konfigurator + Automatisierung
Ablauf
So läuft ein Automatisierungsprojekt ab
Jede Etappe hat ein klares Ergebnis. Sie wissen vor Entwicklungsbeginn, was automatisiert wird, was es kostet und wann es live geht.
- 01
Erstgespräch
Sie beschreiben den Ablauf, der heute Zeit kostet. Wir klären, welche Systeme beteiligt sind und ob sich eine Automatisierung sinnvoll umsetzen lässt.
- 02
Konzept
Workflow, beteiligte Systeme, Fehlerfälle und Benachrichtigungen werden festgelegt. Sie erhalten Umfang, Ablauf und Preis, bevor entwickelt wird.
- 03
Umsetzung
Entwicklung in klaren Etappen mit Zwischenständen zum Ansehen und zwei definierten Korrekturschleifen.
- 04
Go-live
Tests der Workflows und Schnittstellen sowie eine saubere technische Übergabe.
- 05
Betreuung
Mit Automation Care überwachen wir Workflows und Integrationen und unterstützen bei Schnittstellenänderungen im vereinbarten Rahmen.
Preise
Preisstufen für Automatisierungsprojekte
Die Stufe richtet sich danach, wie viele Systeme beteiligt sind und wie viel eigene Logik der Ablauf braucht.
Automation Starter
ab 1.500 €netto
Ein klar abgegrenzter Workflow mit wenigen Systemen.
Business Automation
häufigab 2.900 €netto
Mehrstufiger Prozess mit mehreren Systemen und Fehlerlogik.
Custom Automation
ab 5.000 €netto
Komplexe APIs, eigene Logik, Datenbanken oder individuelle Oberfläche.
Für den laufenden Betrieb gibt es Automation Care ab 299 € pro Monat – mit Monitoring der n8n-Workflows und Integrationen, Fehleranalyse bei Workflow- oder API-Problemen und kleineren Workflow-Anpassungen.
Alle Preise sind Netto-Ab-Preise für B2B-Projekte. Der finale Projektpreis richtet sich nach Umfang, Integrationen und Geschäftslogik und steht vor Entwicklungsbeginn fest.
Fragen
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Kurz beantwortet – alles Weitere klären wir im Erstgespräch.
Nein. Prozessautomatisierung ist eine eigenständige Leistung und funktioniert unabhängig von Ihrem Webauftritt.
Typisch sind E-Mail und Microsoft 365 mit Outlook, Teams, SharePoint, Excel und Forms, außerdem CRM-Systeme, Datenbanken und andere Systeme mit API. Umgesetzt wird mit n8n, direkten Schnittstellen und individueller Logik.
n8n ist ein Werkzeug für Workflow-Automatisierung. Damit lassen sich Systeme über Schnittstellen verbinden und Abläufe in einzelne, nachvollziehbare Schritte gliedern.
In der Regel ja. Die Automatisierung verbindet vorhandene Systeme, statt sie zu ersetzen. Wo keine fertige Schnittstelle existiert, kann eine individuelle API-Integration die Verbindung herstellen.
Ein klar abgegrenzter Workflow mit wenigen Systemen beginnt bei 1.500 € netto. Mehrstufige Prozesse mit mehreren Systemen und Fehlerlogik beginnen bei 2.900 € netto, komplexe Projekte mit eigenen APIs, Datenbanken oder Oberfläche bei 5.000 € netto. Der finale Preis steht nach dem Konzept fest.
Mit Automation Care überwachen wir Workflows und Integrationen, analysieren Fehler bei Workflow- oder API-Problemen und betreuen Zugangsdaten und Schnittstellenänderungen im vereinbarten Rahmen.
Weitere Leistungen
Automatisierung im Zusammenspiel
Automatisierung lässt sich mit einem Konfigurator, einer neuen Website oder einer individuellen Webanwendung verbinden.
Kontakt
Automatisierung besprechen
Beschreiben Sie kurz den Ablauf, der heute Zeit kostet, und welche Systeme beteiligt sind. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, was sich sinnvoll automatisieren lässt.
- Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags
- Erstgespräch kostenlos und unverbindlich
- Konkreter Scope mit Festpreis vor Entwicklungsbeginn
Was danach passiert
- 01Erstgespräch — Wir klären Ausgangslage, Ziel und Rahmen. Danach wissen Sie, ob und wie sich Ihr Vorhaben sinnvoll umsetzen lässt.
- 02Konzept — Sie erhalten einen konkreten Scope: Umfang, Ablauf, Integrationen und Preis – bevor entwickelt wird.
- 03Umsetzung — Entwicklung in klaren Etappen mit Zwischenständen zum Ansehen und zwei definierten Korrekturschleifen.